A nossa conversa de hoje é sobre uma fase importante do planejamento de projetos: a construção do cronograma.

Em primeiro lugar é importante lembra-lo que construir o cronograma não é a mesma coisa que planejar o projeto. O planejamento, além de ser uma atividade iterativa que se repete durante quase todo o ciclo de vida do projeto, envolve processos de riscos, qualidade, custo, etc.

A elaboração do cronograma começa com a definição do escopo completo do projeto. Já falamos um pouco de escopo na semana passada. Você deve definir com detalhes o escopo e o não escopo do projeto, além das premissas, restrições, limites de bateria, critérios de aceitação e todos os pontos que forem relevantes. O escopo é formalizado no documento chamado de Declaração do Escopo.

Para finalizar o detalhamento do escopo você deve elaborar um dos documentos mais importantes do projeto, a Estrutura Analítica do Projeto (EAP). A criação da EAP é o processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fácil, através da decomposição hierárquica orientada às entregas do projeto (Guia PMBOK® 5ª Edição, página 125). Quando você terminar a criação da EAP, terá a definição de todos os pacotes de trabalho (nível mais baixo da EAP) necessários para realizar o escopo do projeto. Esse é o seu primeiro passo na construção do cronograma.

Com a EAP elaborada e aprovada pelo seu cliente, você começa a realizar os processos de Gerenciamento do Tempo para a construção do cronograma. Segundo o PMI (Project Management Institute), os 5 processos de planejamento da área de conhecimento do Gerenciamento do Tempo, são os únicos dos 47 processos que devem ser realizados em uma sequência determinada.

Então, vamos a eles!

O primeiro processo é Definir as Atividades, quando você deve, partindo dos pacotes de trabalho, definir as ações específicas necessárias para realizar e entregar o respectivo pacote. Esse é um processo que continua a decomposição da EAP e que, por esse motivo, às vezes é confundido com a sua própria criação. Uma forma simples e prática para você diferenciar um pacote de trabalho de uma atividade é: a atividade corresponde a uma ação e é definida por um verbo, enquanto que o pacote de trabalho corresponde a uma entrega, definido por um substantivo.

Com a lista de atividades pronta você deve Sequenciar as Atividades, processo no qual são definidas as relações lógicas entre as atividades e tem como produto final o Diagrama de Rede do projeto. É importante que todas as atividades e marcos do projeto, com exceção do primeiro e do último, tenham pelo menos uma atividade predecessora e uma sucessora, para que o Diagrama de Rede correspondente esteja fechado. Caso contrário, os cálculos de datas do cronograma e do caminho crítico do projeto ficarão inconsistentes.

Depois de sequenciar as atividades, o próximo passo é Estimar os recursos das atividades. Nesse processo você define, qualitativa e quantitativamente, todos os recursos – humanos, materiais e equipamentos – necessários para execução de cada atividade. O resultado é a Estrutura Analítica dos Recursos, que detalha e registra todos os seus requisitos e características. Preste atenção a este ponto. Você não pode cair na tentação de pular esse processo e estimar a duração das atividades sem primeiro alocar os recursos.

Agora que você já tem todas as atividades sequenciadas, com recursos alocados, pode Estimar as durações das atividades, definindo o número de períodos de trabalhos necessários para executa-las com os recursos alocados. Na estimativa de duração você pode utilizar diversas ferramentas como estimativas análogas, paramétricas ou de três pontos, adequando seu uso à característica da respectiva atividade.

Independente da ferramenta utilizada o prazo estimado é diretamente dependente dos recursos – características e quantidades – alocados a cada atividade. Por esse motivo você deve primeiro alocar os recursos e só depois, estimar durações.

Um ponto muito importante na construção do cronograma, que você não deve esquecer, é a definição dos calendários do projeto. Digo calendários porque pode ser necessário criar, além do calendário geral do projeto, outros específicos para algumas atividades ou recursos. Esse é um ponto que pode fazer muita diferença no resultado final.

Já estamos quase lá! O próximo processo é Desenvolver o Cronograma, onde você, basicamente, junta as informações desenvolvidas nos processos anteriores e faz análises de construção e cálculo do cronograma. Essas análises são feitas através de ferramentas e técnicas como o Método do Caminho Crítico, Método da Corrente Crítica, Nivelamento de Recursos, Cenários "E se?”, entre outros.

O resultado desse processo é o Cronograma do Projeto, ou seja, uma lista de atividades com datas de início e término definidas. O cronograma pode ser representado por uma tabela ou lista, mas, frequentemente, é representado graficamente por Gráficos de Barras (Gantt), Gráficos de Marcos, Diagramas, etc.

Chegamos ao último processo. Podemos considerar que o cronograma do projeto esta pronto, certo? Ainda não! Precisamos fazer a análise de riscos do projeto e analisar seu prazo final. Também pode ser necessário fazer antecipações, caso as datas de término dos marcos principais não atendam aos requisitos do projeto. Mas isso já é assunto para outra conversa!

Sobre o Colunista: Alexandre Zoppa, PMP, SpP, com mais de 15 anos de experiência em gerenciamento, é engenheiro eletrônico formado pela Escola de Engenharia Mauá, pós-graduado em Administração de Empresas pela FAAP e com aperfeiçoamento em Gerenciamento de Projetos pela George Washington University. É instrutor em Gerenciamento de Projetos e colunista do PMKB. Hoje atua como coordenador de planejamento Arcadis Logos. Já foi PMO na Ambev e Líder de Planejamento na ABB S.A., entre outras.

E-mail de contato: alexandrezoppa@yahoo.com.br; Skype: azoppa